Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), việc tối ưu hóa mọi khoản chi phí vận hành luôn là ưu tiên hàng đầu. In ấn bộ nhận diện, tài liệu bán hàng, brochure hay bao bì là những khoản chi tiêu thường xuyên và chiếm tỷ trọng không hề nhỏ. Làm thế nào để có được những ấn phẩm in chất lượng cao phục vụ kinh doanh mà vẫn kiểm soát tốt ngân sách? Hãy áp dụng 3 bí quyết lên ngân sách và tối ưu chi phí in ấn dưới đây.
1. Hoạch định số lượng và gom đơn hàng in ấn
Trong ngành in công nghiệp, đặc biệt là in offset, nguyên lý **”in càng nhiều đơn giá càng rẻ”** là quy luật tuyệt đối. Chi phí ban đầu để chuẩn bị bản kẽm, mực in và khởi động máy rất lớn, nhưng khi phân bổ cho hàng ngàn bản in thì đơn giá trên mỗi sản phẩm sẽ giảm xuống mức tối thiểu.
Bí quyết SME: Tránh tình trạng in lặt vặt mỗi tháng vài chục hộp hoặc vài trăm tờ rơi. Hãy lên kế hoạch sử dụng cho cả quý hoặc 6 tháng, gom chung các đơn hàng in ấn cùng loại giấy lại để đặt in một lần với số lượng lớn để nhận được mức chiết khấu tốt nhất từ nhà in.
2. Thiết kế tối ưu khổ giấy chuẩn công nghiệp
Rất nhiều thiết kế có kích thước ngẫu nhiên lệch chuẩn chỉ vài milimet dẫn đến việc khi sắp xếp trên khổ giấy in công nghiệp (như khổ 65x86cm hay 79x109cm) sẽ tạo ra rất nhiều phần giấy thừa phải vứt bỏ. Doanh nghiệp vẫn phải trả tiền cho toàn bộ tờ giấy đó.
Bí quyết SME: Hãy yêu cầu bộ phận thiết kế phối hợp chặt chẽ với kỹ thuật nhà in để lựa chọn kích thước thành phẩm tối ưu nhất sao cho xếp vừa khít khổ giấy in mà không bị hao hụt dư thừa. Chẳng hạn, chọn khổ catalogue A4 hoặc A5 chuẩn thay vì kích thước lỡ cỡ.
3. Cân nhắc kỹ lưỡng quy cách gia công sau in
Các kỹ thuật gia công như ép kim, dập nổi, phủ UV định hình hay bế hình thù phức tạp làm tăng chi phí sản xuất đáng kể. Đôi khi một mẫu bao bì đơn giản, thiết kế tinh giản, in ấn sắc nét trên chất liệu giấy Kraft mộc mạc lại đem lại hiệu ứng thẩm mỹ tốt hơn rất nhiều so với một hộp giấy nhiều chi tiết gia công cầu kỳ nhưng bố cục thiết kế rối mắt.
Bảng gợi ý phân bổ ngân sách in ấn cho SME
| Hạng mục ấn phẩm | Tỷ lệ ngân sách đề xuất | Quy cách tối ưu chi phí |
|---|---|---|
| Hệ thống Bao bì hộp giấy | 40% | In Offset số lượng lớn, dùng giấy Kraft nâu hoặc Duplex cán mờ tinh giản |
| Tài liệu bán hàng (Brochure/Catalogue) | 30% | In offset khổ A4/A5 chuẩn, giấy Couche 150gsm, bìa cán mờ |
| Ấn phẩm văn phòng (Name card, phong bì) | 15% | In ghép bài offset tiết kiệm chi phí, name card ép kim logo tinh tế |
| Decal nhãn dán sản phẩm | 15% | In cuộn kỹ thuật số hoặc in ghép decal nhựa bền bỉ |
